1. Geltungsbereich
Diese Global Recruitment Datenschutzhinweise (“Hinweise”) erklären, wie Sidley Austin LLP und angeschlossene Soizietäten (die “Firma”, “wir”, “uns” und “unser”) personenbezogene Daten (z.B. Informationen, die Sie unmittelbar oder mittelbar identifizieren) von Personen verarbeiten, die sich für eine Stelle oder Position in der Firma bewerben (“Bewerber*innen”, “Sie”, “Ihre”).
Diese Hinweise werden von Sidley Austin LLP als Datenverantwortliche herausgegeben (d. h. eine Person oder Organisation, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und die Art und Weise der (wahrscheinlichen) Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet).
Die Hinweise gelten für Bewerber*innen, die sich um eine Stelle in der Firma als Angestellte*r, selbständige*r Anwalt*Anwältin oder Berater*in bewerben, sowie für alle Bewerber*innen, die sich um ein Praktikum, eine Ferienbeschäftigung oder einen Praktikumsplatz bewerben.
2. Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten
Es ist möglich, dass wir bestimmte personenbezogene Daten direkt von Ihnen als Bewerber*in erheben (wenn Sie sich bewerben oder eines unserer Büros besuchen), aber es ist auch möglich, dass wir die personenbezogenen Daten von externen Personalagenturen, Anbietern von Hintergrundprüfungen und anderen nicht öffentlich zugänglichen Quellen erheben. Falls Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung stellen oder wir sie nicht anderweitig beschaffen können, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, mit der Bewerbung fortzufahren, Sie für eine Stelle in Betracht zu ziehen oder Ihnen ein Praktikum, eine Ferienbeschäftigung oder eine Arbeitsstelle anzubieten.
Wenn wir Hintergrundprüfungen über Sie durchführen, kann dies die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten beinhalten, und wir werden dies nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung oder wie gesetzlich vorgeschrieben tun. Es kann auch die Verarbeitung von Strafregisterdaten (Führungszeugnis) beinhalten und diese werden nur verarbeitet, wenn eine solche Verarbeitung ausdrücklich erlaubt oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
Falls Sie an unseren Praktika, Ferienprogrammen und Berufspraktika teilnehmen, werden wir auch Informationen über berufsbezogene Aktivitäten und Beurteilungen im Verlauf Ihres Praktikums bei uns sammeln.
3. Welche Arten von personenbezogenen Daten wir erheben
Während des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses, oder falls Sie an einem unserer Ferienprogramme oder Praktika teilnehmen, sammeln und erheben wir die nachfolgenden Arten von personenbezogenen Daten:
i) Kontaktinformationen (z.B. Name, Privat- und Berufsadresse, Telefonnummern und E-Mail-Adressen);
ii) Persönliche Informationen (z.B. Geburtsdatum, Nationalität, Personal- oder Reisepassnummer, Fotos);
iii) Beschäftigungs- und Ausbildungsverlauf (z.B. Lebenslauf, Arbeitszeugnisse und organisatorische Daten wie Abteilung, Arbeitsort, Berufsbezeichnung und Dienstalter, berufliche Qualifikationen, Sprachkenntnisse);
iv) Informationen zur Überwachung der Chancengleichheit (z. B. Informationen in Bezug auf biologisches Geschlecht/ der geschlechtlichen Identität, rassistische Benachteiligung, Nationalität, ethnische Zugehörigkeit, Religion, Gesundheit und sexuelle Orientierung);
v) Informationen über Ihre rechtliche Berechtigung zur Arbeit (z. B. Visa, Genehmigungen, Einwanderungsstatus);
vi) Bankverbindungsdaten;
vii) medizinische und gesundheitliche Informationen (z. B. Informationen in Bezug auf eine Erkrankung; Gesundheits- und Krankenakten, soweit dafür Anpassungen in unseren Bewerbungs- und Interviewprozessen erforderlich sind);
viii) Informationen über von Ihnen begangene strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten;
ix) Informationen über nächste Angehörige und Notfallkontakte;
x) Anfangs- und Enddatum Ihrer Beschäftigung;
xi) Arbeitsstätte Ihrer Beschäftigung;
xii) Informationen über Ihre Leistung während Ihrer Beschäftigung;
xiii) CCTV-Aufnahmen und andere elektronisch gewonnene Informationen;
xiv) Informationen über Ihre Nutzung unserer Informations- und Kommunikationssysteme;
xv) Fotos von Ihnen; und
xvi) Jegliche andere Information, die Sie uns gegenüber im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses preisgeben.
4. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Bewerbung für eine Anstellung, Beschäftigung oder eine Einstellung zu prüfen.
Es ist möglich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um:
i) Unsere gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen einzuhalten;
ii) vertragliche Vereinbarungen mit Ihnen zu treffen und Ihre laufende Beziehung mit der Firma zu verwalten;
iii) zu überprüfen, ob Sie rechtlich befähigt sind in der jeweiligen Gerichtsbarkeit zu arbeiten;
iv) unsere Bewerbungsverfahren und –abläufe zu verbessern;
v) uns zu versichern, dass unsere versicherungsrechtlichen Vorgaben eingehalten werden;
vi) unsere Gesundheits- und Sicherheitsvorgaben einzuhalten;
vii) Anpassungen in unserem Bewerbungsprozess vorzunehmen, sofern eine mögliche Behinderung Ihrerseits dies erfordert;
viii) uns mit Rechtsstreitigkeiten, einschließlich Arbeitsunfällen, zu befassen;
ix) Betrug vorzubeugen;
x) Ihre Nutzung unserer Informations- und Kommunikationssysteme zu überwachen, um die Einhaltung unserer IT-Richtlinien sicherzustellen;
xi) Netzwerk- und Informationssicherheit zu gewährleisten, einschließlich der Verhinderung des unbefugten Zugriffs auf unsere Computer- und elektronischen Kommunikationssysteme und der Verhinderung der Verbreitung schädlicher Software;
xii) Die Einhaltung der Chancengleichheit zu überwachen.
5. Unsere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
GDPR verlangt von uns, dass wir sicherstellen, dass wir eine Rechtsgrundlage für alle Verarbeitungsaktivitäten haben, bei denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir führen unsere Verarbeitungstätigkeiten auf der Grundlage durch, dass:
- es notwendig ist, um einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen (auch damit wir entscheiden können, ob wir einen Vertrag mit Ihnen abschließen);
- es erforderlich ist, um eine behördliche oder gesetzliche Verpflichtung einzuhalten; und/oder
- es aus berechtigten Interessen unsererseits (oder von dritter Seite) oder Ihrerseits erforderlich ist und Grundrechte diese Interessen nicht überwiegen.
Wir haben unsere berechtigten Interessen während des Bewerbungs- und Einstellungsverfahren sorgfältig mit Ihren Datenschutzrechten abgewogen. Falls Sie weitere Informationen über den angestellten Abwägungsvorgang erhalten möchten, können Sie uns unter den unten angegebenen Kontaktdaten erreichen.
6. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten
6.1 Offenlegung gegenüber bestimmten Dritten
Wir können bestimmte personenbezogene Daten für die oben genannten Zwecke an die folgenden Empfänger weitergeben:
i) an andere verbundene Sozietäten der Firma, an selbstständige Anwält*innen, die von der Firma beauftragt werden, an Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister, Anbieter von Background Checks und externe Personalvermittler) und Berater*innen;
ii) an Betrugsbekämpfungsstellen und Strafverfolgungsbehörden;
iii) an Gerichte, staatliche und nicht-staatliche Aufsichtsbehörden;
iv) oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist, einschließlich der Befolgung einer Vorladung oder eines ähnlichen rechtlichen Verfahrens oder einer behördlichen Anfrage, oder wenn die Firma in gutem Glauben davon ausgeht, dass die Offenlegung rechtlich erforderlich ist oder die Firma ein berechtigtes Interesse an der Offenlegung hat, z. B. wenn dies zum Schutz der Rechte und des Eigentums der Firma erforderlich ist.
6.2 Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Firma kann Ihre personenbezogenen Daten für die oben genannten Zwecke an Empfänger (einschließlich verbundener Sozietäten) an Orten weitergeben, die keine Datenschutzgesetze haben, die denen in Hongkong, Großbritannien, dem EWR und der Schweiz entsprechen.
In einem solchen Fall ergreift die Firma alle erforderlichen Maßnahmen, um die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit allen anwendbaren Datenschutzgesetzen zu gewährleisten, sodass ein Standard gewährleistet ist, der im Wesentlichen mit den entsprechenden Gesetzen (falls awendbar) vergleichbar ist oder denselben Zwecken dient. Für die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb der Firma an Niederlassungen außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR hat die Firma Datenübertragungsvereinbarungen mit EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen. Sie können eine Kopie dieser Vereinbarungen anfordern, indem Sie sich an privacy@sidley.com wenden.
7. Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten
Gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen, stehen Ihnen gegebenenfalls folgende Rechte zu:
- Informationen, wie Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden;
- Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten;
- Berichtigung unzutreffender personenbezogener Daten;
- Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen;
- Verbot der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen;
- Datenportabilität (Sie können verlangen, dass Ihnen oder einem Dritten eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem digitalen Format zur Verfügung gestellt wird);
- Widerspruch zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen, einschließlich wenn Ihre personenbezogenen Daten zu Werbezwecken verwendet werden; und
- nicht automatisierten Entscheidungen zu unterliegen, wenn die Entscheidung eine rechtliche Wirkung oder eine ähnlich erhebliche Wirkung erzeugt (Automatisierte Entscheidungen sind Entscheidungen über Personen, die ausschließlich auf der automatisierten (d. h. computergestützten) Verarbeitung von Daten beruhen und die rechtliche Auswirkungen haben oder die betroffenen Personen erheblich beeinträchtigen. In der Regel macht die Firma keinen Gebrauch von automatisierten Entscheidungen, wie oben beschrieben, wenn sie Sie für eine Stelle in der Firma in Betracht zieht).
Sie können auch das Recht haben, eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde einzureichen, bitte kontaktieren Sie uns unter privacy@sidley.com, falls Sie die Kontaktdaten Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde erfahren möchten.
8. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten
Die Firma ergreift Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust oder Diebstahl sowie vor unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Kopieren, Verwendung oder Änderung zu schützen, unabhängig von dem Format, in dem sie gespeichert sind.
9. Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten
Wir bewahren Ihre Daten nur so lange auf, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, damit wir unsere gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen können und wenn wir ein berechtigtes Interesse daran haben, dies zu tun.
Für den Fall, dass wir Ihnen ein Angebot unterbreiten und Sie dieses annehmen, werden Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit unseren internen Datenschutzhinweisen und anderen relevanten Verfahren und Richtlinien gespeichert und verarbeitet.
10. Aktualisierungen
Wir überprüfen unsere Datenschutzhinweise und -verfahren, um von Zeit zu Zeit Verbesserungen und Verfeinerungen durchzuführen. Wenn wir wesentliche Änderungen an diesen Hinweisen vornehmen, die Sie betreffen, werden wir Sie über die üblichen Kommunikationskanäle informieren.
11. Anfragen, Verbesserungsvorschläge und Kritik
Alle Anfragen, Verbesserungsvorschläge oder Kritik in Bezug auf diese Hinweise, Ihre Rechte oder die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (einschließlich unserer jeweiligen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung) sind zu richten an privacy@sidley.com.
12. Hinweise und Ausnahmen in einzelnen Gerichtsbarkeiten
12.1 Belgien
Für unsere Datenerhebungs- und -verarbeitungsaktivitäten in Belgien gilt Folgendes:
- Sidley Austin (CE) LLP Brussels Niederlassung mit Sitz in Rue Montoyer 51, 1000 Brussels, Belgium ist die Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten.
- Die Informationen unter Abschnitt 3 (viii) werden nicht erhoben
- Die Informationen unter Abschnitt 3 (iv) werden nur im Hinblick auf biologisches Geschlecht/geschlechtliche Identität und Nationalität erhoben
12.2 Deutschland
DATENSCHUTZHINWEISE FÜR BEWERBER*INNEN
Für unsere Datenerhebungs- und -verarbeitungsaktivitäten in Deutschland gilt Folgendes:
- Datenverantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des*der Bewerbers*Bewerberin ist Sidley Austin (CE) LLP, Maximilianstraße 35, 80539 München, Deutschland, Telefon +49 89 24440 9100, E-Mail MU-Reception@sidley.com
- Unser Datenschutzbeauftragter kann per E-Mail über privacy@sidley.com oder schriftlich über Sidley Austin (CE) LLP c/o Willem Lubbe, Maximilianstraße 35, 80539 München, Deutschland, erreicht werden
- Die Informationen unter Abschnitt 3 (iv) werden nur im Hinblick auf geschlechtliche Identität erhoben
- Die Informationen unter Abschnitt 3 (vi) werden nur erhoben, wenn der*die Bewerber*in die für das Bewerbungsgespräch angefallen Reisekosten verlangt.
- Die Informationen unter Abschnitt 3 (vii) werden nicht erhoben
- Die Informationen unter Abschnitt 3 (viii) werden nicht erhoben
- Die Informationen unter Abschnitt 3 (v) werden nur erhoben, wenn die Bewerbung des*der Bewerbers*Bewerberin erfolgreich ist und werden auch nur im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses erhoben
- Die Angaben unter Abschnitt 3 (xv) sind vollständig freiwillig
- Die Abschnitte 3 (ix) bis (xiv) sind nicht anwendbar
- Abschnitt 4 (iii) ist nur eingeschränkt anwendbar
12.3 Japan
Für unsere Datenerhebungs- und -verarbeitungsaktivitäten in Japan gilt Folgendes:
- Die Informationen unter Abschnitt 3(vi) werden nicht erhoben