Avis sur la protection des données des Candidats Sidley
(Belgique)
Le présent Avis sur la protection des données des Candidats (l’« Avis ») clarifie la manière dont Sidley Austin LLP et ses partenaires affiliés (« partnerships ») (la « Société », « nous », « notre » et « nos ») traitent les données à caractère personnel (c.-à-d. les informations qui vous identifient directement ou indirectement) relatives aux personnes qui posent leur candidature pour une fonction ou un poste au sein du bureau bruxellois de la Société (« Candidats », « vous », « votre/vos »). Conformément à la législation de l’Union européenne sur la protection des données, Sidley Austin (CE) LLP, Brussels Branch, sis 51 Rue Montoyer, 1000 Bruxelles, Belgique, est le responsable du traitement pour vos données à caractère personnel. Le présent Avis concerne les Candidats postulant pour une fonction d’employé, ainsi que d’avocat et consultant indépendant auprès du bureau bruxellois de la Société.
Données à Caractère Personnel que Nous Collectons. Nous collectons certaines données à caractère personnel concernant les Candidats directement auprès du Candidat lorsque vous postulez (en nous envoyant un e-mail à l’adresse recruitmentbrussels@sidley.com) et visitez nos bureaux, mais nous obtenons également vos données à caractère personnel à partir de sources non accessibles au public telles que des agences de recrutement externes et des sociétés actives dans la vérification des antécédents. Les données à caractère personnel collectées et traitées peuvent inclure : (i) des informations de contact (nom, adresse privée et professionnelle, numéros de téléphone, adresses e-mail, etc) ; (ii) des informations personnelles (p. ex. date de naissance, nationalité) ; (iii) l’historique professionnel et scolaire (CV, références et données organisationnelles telles que le département, le lieu de travail, le titre de la fonction et l’ancienneté) ; et (iv) toute autre information susceptible d’être divulguée délibérément par le Candidat au cours du processus de candidature. Le processus de vérification des antécédents des Candidats par la Société peut impliquer le traitement de données à caractère personnel sensibles. Nous ne traiterons vos données sensibles qu’avec votre consentement explicite ou dans la mesure autorisée ou prescrite par la loi. Dans le cadre de la vérification de vos antécédents, nous pouvons aussi être amenés à traiter les données de votre casier judiciaire si ce traitement est spécifiquement autorisé ou prescrit par la loi.
Utilisation des Données à Caractère Personnel des Candidats. La communication de données à caractère personnel par un Candidat est nécessaire à la Société pour envisager le recrutement éventuel du Candidat. Si le Candidat s’abstient de fournir les données à caractère personnel requises, nous ne serons pas en mesure de traiter sa candidature pour une fonction. Nous traitons les données à caractère personnel du Candidat afin d’examiner son adéquation pour un poste ou une fonction spécifique conformément au processus de recrutement de la Société. Nous traitons les données à caractère personnel afin de nous conformer à nos obligations légales, en vertu de notre intérêt légitime à examiner l’adéquation du Candidat pour un poste vacant, afin de prendre les mesures requises avant de conclure un contrat avec le Candidat, et, dans des cas exceptionnels, moyennant le consentement du Candidat. Nous avons soigneusement veillé à maintenir l’équilibre entre nos intérêts légitimes et vos droits à la protection de vos données. Pour de plus amples renseignements sur cette mise en équilibre, veuillez nous contacter aux coordonnées mentionnées ci-après.
Conservation des Données. Si nous formulons une offre et le Candidat l’accepte, vos données à caractère personnel seront conservées et traitées conformément à nos Avis sur la protection des données des Employés ou Avocats, ainsi que nos autres procédures et politiques pertinentes. Si aucune offre n’est formulée, la Société peut conserver les données à caractère personnel du Candidat durant une période maximale de 1 an après la fin de la procédure de candidature afin de pouvoir contacter le Candidat si des opportunités ultérieures semblent correspondre à son profil. Nous considérons que cette démarche s’inscrit dans l’intérêt légitime de la Société.
Divulgation à Certains Tiers. Nous pouvons divulguer certaines données à caractère personnel aux fins susmentionnées aux destinataires suivants : (i) à d’autres partenaires affiliés de la Société, à des avocats et consultants indépendants engagés par la Société, à des prestataires de services (p. ex. fournisseurs de services informatiques, sociétés actives dans la vérification des antécédents et agences de recrutement externes) et à des conseillers ; (ii) à des agences de prévention de la fraude et à des organismes chargés de faire respecter la loi ; (iii) à des tribunaux, ainsi qu’à des organismes de réglementation gouvernementaux et non-gouvernementaux ; (iv) ou dans la mesure prescrite ou autorisée par la loi, y compris pour se conformer à une citation à comparaître ou à une procédure légale ou exigence gouvernementale similaire, ou si la Société estime en toute bonne foi que la divulgation est prescrite par la loi ou que la Société a un intérêt légitime à divulguer les données, par exemple pour protéger les droits et le patrimoine de la Société.
Transfert de Données à Caractère Personnel en Dehors de l’EEE. La Société peut transférer les données à caractère personnel des Candidats aux fins susmentionnées vers des destinataires (y compris des associations affiliés) situés dans des pays non-membres de l’Espace économique européen (« EEE »), y compris les États-Unis, dont les lois relatives à la protection des données ne sont pas considérées par la Commission européenne comme équivalentes à celles de l’EEE. Dans pareil cas, la Société prendra toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des données à caractère personnel des Candidats conformément aux lois applicables en matière de protection des données. Pour les transferts de données à caractère personnel du bureau bruxellois de la Société vers des bureaux de Sidley Austin situés en dehors de l’EEE, des contrats types de responsable du traitement à responsable du traitement ont été mis en place conformément à l’art. 46(2) du Règlement général sur la protection des données 2016/679 de l’Union européenne. Vous pouvez demander une liste des pays concernés, ainsi qu’une copie des Contrats types à l’adresse dataprotectionadmin@sidley.com.
Droits des Candidats. Les Candidats ont le droit : (i) de demander à pouvoir consulter, rectifier et supprimer leurs données à caractère personnel ; (ii) d’obtenir une limitation du traitement de leurs données à caractère personnel ; (iii) de retirer leur consentement à tout moment (sans affecter la légalité du traitement sur la base de votre consentement préalable au retrait) ; et (iii) de demander qu’une copie de leurs données à caractère personnel leur soit fournie, à eux ou à un tiers, au format numérique. Les Candidats ont aussi le droit de déposer plainte auprès de l’ Autorité belge de protection des données. Vous avez, par ailleurs, le droit de vous opposer, à tout moment, au traitement de vos données à caractère personnel sur la base de nos intérêts légitimes.
Décisions Automatisées. Les décisions automatisées sont des décisions relatives à des individus qui sont exclusivement fondées sur le traitement automatisé (c.-à-d. informatisé) de données, et produisent des effets légaux ou exercent un impact significatif sur les individus concernés. En règle générale, la Société ne fait pas usage des décisions automatisées telles que décrites ci-dessus lorsqu’elle examine votre candidature pour une fonction au sein de l’entreprise.
Sécurité. La Société prend des mesures pour protéger les données à caractère personnel des Candidats contre le vol ou la perte, ainsi que contre tout accès, divulgation, copie, utilisation ou modification non autorisés, sous quelque format que ce soit.
Mises à Jour. Nous évaluons régulièrement nos avis et procédures en matière de vie privée afin d’y apporter des améliorations et affinements. Si nous apportons à cet Avis des modifications importantes susceptibles de vous affecter, nous vous en avertirons via les canaux de communication courants.
Questions, Demandes ou Préoccupations. Toutes les questions, demandes ou préoccupations concernant cet Avis ou le traitement des données à caractère personnel des Candidats, ainsi que toutes les demandes telles que spécifiées à la Section « Droits des Candidats » ci-avant doivent être adressées à dataprotectionadmin@sidley.com. Vous pouvez aussi contacter notre Délégué à la protection des données à l’adresse matthew.olsen@sidley.com.