Sidley Verklaring Gegevensbescherming Sollicitanten
(België)
In deze Sidley Verklaring Gegevensbescherming Sollicitanten (de “Verklaring”) wordt uitgelegd hoe Sidley Austin LLP en haar gelieerde samenwerkingsverbanden (“partnerships”) (het “Kantoor”, “wij”, “ons” en “onze”) persoonsgegevens (d.w.z. informatie waarmee u direct of indirect kan worden geïdentificeerd) verwerken van personen die solliciteren voor een positie of functie op het Kantoor in Brussel (“Sollicitanten”, “u”, “uw”). Sidley Austin (CE) LLP Brussels Branch, gevestigd in de Montoyerstraat 51 te 1000 Brussel, België zal, voor doeleinden van Europese Gegevensbeschermingswetgeving, optreden als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Deze Verklaring heeft betrekking op Sollicitanten die solliciteren voor een functie als werknemer of als zelfstandig advocaat of consultant bij het Kantoor in Brussel.
Persoonsgegevens die Wij Verzamelen. Wij verzamelen bepaalde persoonsgegevens over Sollicitanten rechtstreeks van de Sollicitanten zelf, wanneer u solliciteert (door ons een e-mail te sturen naar recruitmentbrussels@sidley.com) en onze kantoren bezoekt, maar krijgen uw persoonsgegevens ook van niet-publiek toegankelijke bronnen zoals externe rekruteringsbureaus en antecedentenonderzoeksbureaus. Onder meer de volgende persoonsgegevens kunnen worden verzameld en verwerkt: (i) contactgegevens (bijv. naam, thuis- en werkadres, telefoonnummers en e-mailadressen); (ii) persoonlijke informatie (bijv. geboortedatum, nationaliteit); (iii) loopbaan en gevolgde opleidingen (cv, referenties en organisatiegegevens zoals de afdeling, werklocatie, functietitel en anciënniteit) en (iv) alle andere informatie die de Sollicitant vrijwillig verstrekt in de loop van het sollicitatieproces. Wanneer het Kantoor de achtergrond van Sollicitanten controleert in een antecedentenonderzoek, kan dit gepaard gaan met de verwerking van gevoelige persoonsgegevens. Wij zullen uw gevoelige gegevens alleen verwerken met uw uitdrukkelijke toestemming of voor zover dat wettelijk toegestaan of verplicht is. In het kader van ons antecedentenonderzoek kunnen wij uw strafrechtelijke gegevens verwerken indien dit specifiek wordt toegestaan of verplicht door de wet.
Gebruik van Persoonsgegevens van Sollicitanten. De Firma heeft de door de Sollicitant verstrekte persoonsgegevens nodig om de indienstneming of dienstverstrekking van de Sollicitant te kunnen overwegen. Indien de Sollicitant geen persoonsgegevens verstrekt kunnen wij niet doorgaan met de sollicitatie en kunnen wij uw kandidatuur voor een positie niet in aanmerking nemen. Wij verwerken persoonsgegevens van Sollicitanten om de kandidatuur van een Sollicitant voor een specifieke positie of functie te overwegen in overeenstemming met de rekruteringsprocedure van het Kantoor. Onze verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op wettelijke verplichtingen die wij moeten naleven, ons gerechtvaardigde belang om de kandidatuur van de Sollicitant voor een betrekking te overwegen, teneinde stappen te zetten alvorens een overeenkomst aan te gaan met de Sollicitant, of, in uitzonderlijke omstandigheden, de toestemming van de Sollicitant. Wij hebben onze gerechtvaardigde belangen zorgvuldig afgewogen tegen uw gegevensbeschermingsrechten. Indien u meer informatie wenst over deze afweging, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens.
Bewaring van Gegevens. Indien wij een aanbod doen en de Sollicitant aanvaardt, zullen uw persoonsgegevens worden bijgehouden en verwerkt conform onze Verklaringen betreffende de Verwerking van Gegevens van Werknemers of Advocaten en in overeenstemming met andere toepasselijke procedures en beleidsmaatregelen. Indien er besloten wordt geen aanbod te doen, kan het Kantoor de persoonsgegevens van de Sollicitant gedurende maximaal 1 jaar na het einde van de sollicitatieprocedure bewaren om contact te kunnen opnemen met de Sollicitant indien er in de toekomst vacatures zijn die overeenstemmen met zijn of haar profiel. Wij zijn van mening dat dit in het gerechtvaardigde belang van het Kantoor is.
Verstrekking van Persoonsgegevens aan Bepaalde Derden. Wij kunnen bepaalde persoonsgegevens voor de bovenstaande doeleinden verstrekken aan de volgende ontvangers: (i) aan andere gelieerde samenwerkingsverbanden van het Kantoor, zelfstandige advocaten en consultants die in dienst zijn bij het Kantoor, dienstverleners (bijv. aanbieders van IT-diensten, antecedentenonderzoeksbureaus en externe rekruteringsbureaus) en adviseurs; (ii) aan fraudepreventie- en wetshandhavingsinstanties; (iii) aan rechtbanken, gouvernementele en niet-gouvernementele toezichthouders; (iv) of zoals verplicht of toegestaan door de wet, om te voldoen aan een dagvaarding of vergelijkbare juridische procedures of overheidsverzoeken, of wanneer het Kantoor te goeder trouw oordeelt dat dergelijke verstrekking wettelijk verplicht is of dat het Kantoor een gerechtvaardigd belang heeft voor dergelijke verstrekking, zoals wanneer het noodzakelijk is om de rechten en eigendommen van het Kantoor te beschermen.
Doorgifte van Persoonsgegevens Buiten de EER. Het Kantoor kan persoonsgegevens van Sollicitanten voor de hierboven opgesomde doeleinden doorgeven aan ontvangers (inclusief gelieerde samenwerkingsverbanden) die gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”), met inbegrip van de Verenigde Staten, die niet door de Europese Commissie worden beschouwd als landen met gelijkwaardige gegevensbeschermingswetten als die in de EER. In dergelijk geval zal het Kantoor alle noodzakelijke stappen ondernemen om de veiligheid van persoonsgegevens van Sollicitanten te waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. Voor doorgiften van persoonsgegevens van het Kantoor in Brussel naar kantoren van Sidley Austin buiten de EER zijn Modelcontracten tussen verwerkingsverantwoordelijken ingevoerd conform art. 46(2) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van de EU. U kunt een overzicht van de betrokken landen en een kopie van de Modelcontracten aanvragen door een e-mail te sturen naar dataprotectionadmin@sidley.com.
Rechten van Sollicitanten. Als Sollicitant hebt u het recht om: (i) inzage te krijgen in uw persoonsgegevens en te vragen dat deze worden gecorrigeerd of gewist; (ii) te verzoeken om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens; (iii) uw toestemming op elk ogenblik in te trekken (zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming voorafgaand aan de intrekking); en (iii) te verzoeken om een kopie van uw persoonsgegevens die in digitale vorm aan u of een derde wordt verstrekt. Sollicitanten hebben ook het recht bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit een klacht in te dienen over de verwerking van hun persoonsgegevens. U hebt ook het recht op elk ogenblik bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen.
Geautomatiseerde Besluitvorming. Geautomatiseerde beslissingen zijn beslissingen over personen die uitsluitend gebaseerd zijn op de geautomatiseerde verwerking (d.w.z. met technologische middelen) van gegevens en die rechtsgevolgen hebben voor de betrokken personen of hen aanmerkelijk treffen. In de regel doet het Kantoor geen beroep op geautomatiseerde besluitvorming zoals hierboven beschreven om uw kandidatuur voor een positie in het Kantoor te overwegen.
Veiligheid. Het Kantoor heeft maatregelen genomen om persoonsgegevens van Sollicitanten te beschermen tegen verlies of diefstal, en tegen ongeoorloofde toegang, verstrekking, vermenigvuldiging, gebruik of wijziging, ongeacht de vorm waarin ze worden bijgehouden.
Updates. Wij evalueren van tijd tot tijd onze privacyverklaringen en -procedures om ze indien nodig te verbeteren of te verfijnen. Indien wij belangrijke wijzigingen in deze Verklaring doorvoeren die van invloed op u zijn, zullen wij u daarover informeren via de gebruikelijke communicatiekanalen.
Vragen of Verzoeken. Alle vragen of verzoeken met betrekking tot deze Verklaring of de verwerking van persoonsgegevens van Sollicitanten en alle verzoeken zoals uiteengezet in het bovenstaande deel 'Rechten van Sollicitanten' moeten worden gericht aan dataprotectionadmin@sidley.com. U kunt ook contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming: matthew.olsen@sidley.com.